Nie masz czasu na firmowego Facebooka? Przekaż biuru tę 10-minutową rutynę.

W tym poradniku znajdziesz stałą, 10-minutową rutynę na jeden dzień w tygodniu. Jako szef musisz zrobić tylko jedno: dać biuru własny dostęp do strony, bez podawania swojego hasła (instrukcja jest w części „Dla szefa: dostęp dla biura”). Resztą zajmie się biuro.

Dwie firmy, ten sam tydzień

Przykład ilustracyjny.

Klient, któremu Firma A nie odpisała przez kilka dni, może w tym czasie rozmawiać już z Firmą B. Rutyna nie zastępuje odpowiadania na bieżąco, ale pilnuje, żeby nic nie przeleżało.

Zanim zaczniesz

1. Dostęp bez hasła szefa. Pracownik loguje się na własny profil na Facebooku, a szef nadaje mu dostęp do strony firmy. Ten dostęp można w każdej chwili zmienić albo odebrać.

2. Czego nie zmieniasz sam (decyzja szefa). Przed pierwszą rutyną szef wypełnia poniższą tabelę. Pierwszy wiersz jest przykładem.

3. Jedno zastrzeżenie. Nazwy przycisków podaję po polsku, a w nawiasie oryginał z pomocy Meta. W Twojej wersji Meta Business Suite mogą brzmieć trochę inaczej.

Dla szefa: dostęp dla biura

Dostęp nadaje szef albo osoba, która ma pełną kontrolę nad stroną. Pracownik musi mieć własny profil na Facebooku.

Jeśli strona jest w portfolio firmowym (business portfolio) w Meta Business Suite:

1. Otwórz Meta Business Suite na komputerze i wejdź w Ustawienia (Settings).
2. W sekcji kont kliknij Strony (Pages) i wybierz stronę firmy.
3. Kliknij Przypisz osoby (Assign people).
4. Jeśli pracownika nie ma na liście, kliknij Zaproś osoby (Invite people), wpisz jego e-mail i kliknij Dalej (Next).
5. Wybierz poziom dostępu, przejrzyj zaproszenie i kliknij Przypisz (Assign). Pracownik przyjmie zaproszenie z maila.

Jeśli masz pełną kontrolę nad stroną, ale nie nad całym portfolio, przycisk „Zaproś osoby” wysyła tylko prośbę. Zaproszenie wyjdzie dopiero wtedy, gdy zatwierdzi je osoba z pełną kontrolą nad portfolio.

Jaki poziom dostępu (decyzja szefa). Pomoc Meta opisuje trzy poziomy dostępu do stron w portfolio:

Meta zmienia nazwy i zakres tych poziomów, więc w Twoim panelu mogą się nazywać inaczej, np. „Pełny dostęp” (Full access) zamiast „Pełna kontrola” albo częściowy dostęp z „ograniczonym Facebookiem” (limited Facebook).

Do tej rutyny wystarczy częściowy dostęp z trzema zadaniami: treści (Content), aktywność społeczności (Community activity) oraz wiadomości i połączenia (Messages and calls). Pełną kontrolę zostaw sobie. Przynajmniej jedna osoba musi mieć pełną kontrolę nad stroną, bo inaczej Meta dezaktywuje stronę i zaplanuje jej usunięcie.

Jeśli strony nie ma w portfolio, dostępem zarządzasz w ustawieniach samej strony, w części Dostęp do strony (Page access), a poziomy nazywają się tam inaczej. Gdy dodasz stronę do portfolio, dostęp ustawia się już w portfolio, a uprawnienia nadane tam mają pierwszeństwo. Jeśli nie wiesz, który przypadek dotyczy Waszej strony, skorzystaj z zaproszenia w części „Co dalej”.

Zabezpieczenie. Meta mocno zaleca uwierzytelnianie dwuskładnikowe, a w części portfolio go wymaga. Pracownik włącza je na swoim profilu na Facebooku. Gdy odchodzi z firmy, osoba z pełną kontrolą nad portfolio usuwa go tego samego dnia zarówno ze strony, jak i z portfolio, bo samo usunięcie ze strony nie odbiera mu dostępu do portfolio.

Rutyna: 10 minut, raz w tygodniu

Najwygodniej robić ją na komputerze, w Meta Business Suite (business.facebook.com). Czasy przy krokach są orientacyjne.

Krok 1. Wiadomości (3 minuty)

Otwórz Meta Business Suite, w menu po lewej wybierz Skrzynka odbiorcza (Inbox), a potem kartę Messenger. Jeśli strona ma połączony Instagram, zajrzyj też do karty Instagram. Sprawdź, czy każda wiadomość z ostatniego tygodnia ma odpowiedź.

Na proste pytania, na przykład o godziny pracy, obszar działania czy sposób umówienia się, odpowiedz sam. Pytania o cenę, termin i reklamacje przekaż szefowi kanałem ustalonym w tabeli, a klientowi wyślij wzór odpowiedzi z dalszej części poradnika.

Jeśli nie widzisz Skrzynki odbiorczej, być może nie masz uprawnień do wiadomości. Zgłoś to szefowi.

Krok 2. Komentarze (2 minuty)

W tej samej Skrzynce odbiorczej otwórz kartę Komentarze na Facebooku (Facebook comments). Filtr Nieprzeczytane (Unread) pokaże posty, których komentarzy nikt jeszcze nie sprawdził. Szukasz w nich pytań, spamu i wpisów obraźliwych. Spam to na przykład reklama innej firmy, podejrzany link albo wulgaryzm bez związku z firmą. Wszystko, co dotyczy Waszej pracy, nawet jeśli jest napisane ostro, traktuj jako krytykę i przekaż szefowi.

Na komentarz odpowiesz przyciskiem Odpowiedz (Reply), a gdy sprawa jest prywatna, przez Wyślij wiadomość (Send message). Post, pod którym wszystko jest załatwione, oznacz jako Gotowe (Move to done), a taki, który czeka na szefa, jako Do załatwienia (Follow up). Spam ukryj przez Opcje (Options) → Ukryj komentarz (Hide comment). Autor nie dowie się o ukryciu, bo on i jego znajomi nadal widzą ten komentarz.

Uważaj na komentarze z Instagrama. Jeśli komentarz ma więcej niż 7 dni, autorowi nie wyślesz już wiadomości, dlatego prośby o kontakt z Instagrama obsługuj od razu, a nie dopiero we wtorek.

Krok 3. Rekomendacje (1 minuta)

Wejdź na stronę firmy na Facebooku i otwórz kartę Opinie (Reviews) pod zdjęciem w tle. Czasem trzeba najpierw kliknąć Więcej (More). Sprawdź, czy pojawiła się nowa rekomendacja, zwłaszcza negatywna. Każdą nową zapisz w karcie, a negatywną przekaż szefowi. Rekomendację, która narusza Standardy społeczności, można zgłosić, ale o tym decyduje szef. Jak odpowiadać na krytykę, opisuje poradnik „Na negatywną opinię odpowiadasz nie tylko autorowi. Czytają to Twoi przyszli klienci”.

Jeśli karty Opinie nie ma, rekomendacje mogą być wyłączone, a o ich włączeniu decyduje szef. Jak powinna wyglądać cała strona, przeczytasz w poradniku „Ktoś polecił Twoją firmę. Klient wszedł na Facebooka i co zobaczył?”.

Krok 4. Post na kolejny tydzień (4 minuty)

Najprościej opublikować post z ostatniej realizacji. Jak dobrać zdjęcia, napisać opis i uzyskać zgodę klienta, znajdziesz w poradniku „Zrobiłeś jedną realizację. Masz materiał do pokazania firmy w 4 miejscach”. Jeśli nie było nowej realizacji, nie publikuj niczego na siłę. Wpisz w karcie „brak materiału” i daj znać szefowi.

Post lepiej zaplanować, niż publikować od razu:

1. W Meta Business Suite wejdź w Treści (Content) i kliknij Utwórz post (Create post).
2. Dodaj zdjęcia i tekst.
3. Włącz przełącznik opcji planowania i wybierz datę oraz godzinę ustaloną w tabeli.
4. Kliknij Zaplanuj (Schedule).

Jeśli post musi najpierw zaakceptować szef, kliknij Dokończ później (Finish later). Wersja robocza trafi do Treści → Posty i rolki (Posts & reels) → Wersje robocze (Drafts). Wyślij szefowi zrzut ekranu posta ustalonym kanałem, a gdy się zgodzi, zaplanuj publikację.

Zaplanowane posty znajdziesz w Planerze (Planner) albo w Treści → Posty i rolki → Zaplanowane (Scheduled). Termin zmienisz przez Opcje → Zarządzaj postem (Manage post) → Zmień termin posta (Reschedule post).

W aplikacji mobilnej Meta Business Suite ścieżka wygląda tak: Treści → u góry wybierz Posty → Utwórz (Create) → dodaj tekst i zdjęcia → Dalej (Next) → Zaplanuj na później (Schedule for later) → data i godzina → Zaplanuj (Schedule).

Karta tygodniowa

Każdy tydzień to jeden wiersz z liczbami z ostatnich 7 dni. Pierwszy wiersz jest przykładem.

Wzory odpowiedzi

Proste pytanie (godziny, obszar):

Dzień dobry, dziękujemy za wiadomość. Pracujemy [dni i godziny] i obsługujemy [obszar]. Jeśli chce Pan/Pani umówić się na [oględziny / wycenę], prosimy o numer telefonu i dogodną porę kontaktu.

Pytanie, które przekazujesz szefowi:

Dzień dobry, dziękujemy za wiadomość. Przekazałam/przekazałem pytanie [komu, np. „panu Markowi” / „osobie od wycen”]. Odezwiemy się do Pana/Pani [kiedy, np. „do końca jutrzejszego dnia”]. Jeśli woli Pan/Pani rozmowę telefoniczną, prosimy o numer i dogodną porę.

Termin wpisz tylko wtedy, gdy szef go potwierdził. Jeśli szefa nie ma, wyślij wiadomość bez zdania o terminie.

Wzór podsumowania dla szefa (3 zdania)

W [miesiącu] przez stronę na Facebooku przyszło [X] wiadomości i [K] komentarzy, a [Y] spraw przekazałam/przekazałem Ci do decyzji. Pojawiło się [Z] nowych rekomendacji, w tym [W] negatywnych, i opublikowaliśmy [P] postów. Do decyzji: [np. czy na pytania o cenę odpowiadamy widełkami, czy zawsze telefonicznie].

Co dalej

• Dziś: wypełnij z szefem tabelę „Czego nie zmieniasz sam” i poproś o własny dostęp do strony.
• W tym tygodniu: przejdź rutynę pierwszy raz, załóż kartę i zaplanuj jeden post z realizacji.
• Co tydzień: rutyna w stały dzień, a raz w miesiącu podsumowanie dla szefa.

Wyślij mi na WhatsApp (+48 600 432 270) zrzut ekranu ustawień dostępu do Waszej strony, bez haseł i kodów. W ciągu 4 dni roboczych odpiszę, czy dostęp jest ustawiony bezpiecznie i jaki poziom dałbym osobie z biura.

Więcej na ten temat na blogu: Facebook Ci tego nie odda

Źródła

• Meta: About Page access
• Meta: How do I give someone access to my Facebook Page?
• Meta: Request a person be invited to your business portfolio and given Page access
• Meta: Differences between Page access and business portfolio access
• Meta: About business portfolio and business asset permissions in Meta Business Suite
• Meta: Remove someone’s access to a Page that’s in a business portfolio
• Meta: About two-factor authentication for your business portfolio
• Meta: Reply to messages in Inbox in Meta Business Suite on desktop
• Meta: Manage comments in Inbox in Meta Business Suite on desktop
• Meta: Best practices for Facebook and Instagram comment moderation in Meta Business Suite
• Meta: Turn recommendations on or off for your business Page
• Meta: Save, schedule and reschedule posts in Meta Business Suite
• Meta: Best practices for using the Planner in Meta Business Suite
• Meta: Schedule Facebook and Instagram content on Meta Business Suite mobile app